Code de Conduite

Charte de protection des données personnelles (directive 95/46/CE relative à la protection des données à caractère personnel)

Le présent Code de Conduite (ci-après « CoC) fait partie intégrante des Conditions Générales de Travail des salariés permanents et des mannequins représentés par l’Agence au titre d’une convention de collaboration et d’un mandat civil de représentation.
Il est répercuté aussi bien aux sous-traitants qu’aux différents partenaires de l’Agence.
Les salariés, les Mannequins et les Clients Client ne saurait avoir de relations contractuelles de quelque nature que ce soit sans avoir préalablement lu, compris et accepté expressément le présent CoC.
Le présent CoC a pour objectif de définir les obligations de ANAKENA et dans le cadre du traitement de données personnelles réalisé dans le cadre des relations contractuelles de chacun des concernés.

A. En ce qui concerne les permanents

Dans le cadre de la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui entre en vigueur à compter du 25 mai 2018, nous vous informons que les données personnelles recueillies vous concernant font l’objet d’un traitement destiné au service des ressources humaines, au prestataire de gestion des congés payés, ainsi qu’à nos prestataires extérieurs en charge de la gestion des paies et des déclarations correspondantes.
Ce traitement a pour finalité la gestion des paies et les déclarations sociales obligatoires ; la tenue du registre unique du personnel ; la gestion administrative du personnel ; l’organisation du travail et l’action sociale prise en charge par l’employeur. Ces données sont donc notamment transmises aux URSSAF, aux caisses de retraite et de prévoyance, à la Mutuelle, à la Médecine du travail et prochainement au Trésor Public (dans le cadre de la mise en place de la retenue à la source), et aux prestataires extérieurs précités.
La durée de conservation des données est de 5 ans après l’expiration de votre contrat de travail (sauf en cas de contentieux éventuel initié durant cette période et/ou d’obligations légales spécifiques).
Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement de celles-ci ou une limitation du traitement.
Vous pouvez vous opposer au traitement des données vous concernant et disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment en vous adressant à Madame Hélène Perrymond.
Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

B. En ce qui concerne les mannequins

L’agence applique strictement et en toute bonne foi les dispositions de la directive du 25.05.2018 relative au régime général de protection des données stipulé dans notre code de bonne conduite.
Le mannequin reconnait en avoir été informé et approuver ces dispositions.
Le Mannequin déclare être expressément informé que l’AGENCE agit dans le cadre des présentes comme exécutant des contrats consistant à permettre au Mannequin d’exercer sa profession, ceci supposant notamment le recueil et le traitement de données personnelles. A ce titre et sans que cette liste soit exhaustive elle transmet au Client ou aux différents intervenants professionnels dans le cadre de castings et/ou de missions que ce soit par le biais de logiciels ou sur le site de l’Agence lesdites données ; Le traitement des données a donc pour finalité de permettre au Mannequin d’exercer son métier
L’agence gère également le cas échéant les conséquences de l’exécution de ces contrats (salaires, droits, formalités, démarches auprès des administrations publiques etc.) ce incluant la transmission des données nécessaires à cette exécution auprès de sous-traitants.
La durée de conservation des données est de 5 ans après l’expiration de votre contrat de travail ou de votre mandat (sauf en cas de contentieux éventuel initié durant cette période et/ou d’obligations légales spécifiques).
Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement de celles-ci ou une limitation du traitement.
Vous pouvez vous opposer au traitement des données vous concernant et disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment en vous adressant à Madame Hélène Perrymond ou au DPO dont le bureau est clairement identifié et dont l’adresse mail figure sur le présent document.
Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Vous pouvez consulter notre Code de bonne conduite sur le site de l’Agence ou en vous adressant par mail à contact@anakenaproductions.fr
A ce titre et sans que cette liste soit exhaustive l’Agence recueille des données personnelles qu’elle transmet au Client dans le cadre de castings et/ou de missions que ce soit par le biais de logiciels ou sur le site de l’Agence.
L’agence gère également le cas échéant les conséquences de l’exécution de ces contrats (salaires, droits, formalités, démarches auprès des administrations publiques etc.)

MISE EN GARDE
NOS PARTENAIRES ET NOS EMPLOYES SONT INFORMÉS QUE L’AGENCE UTILISE DES LOGICIELS PERMETTANT D’EFFECTUER ET DE GÉRER UN TRAITEMENT DE DONNÉES PERSONNELLES DITES « SENSIBLES », DU FAIT DE LA NATURE DU LOGICIEL ET DE L’ACTIVITE DE L’AGENCE, À SAVOIR NOTAMMENT UN TRAITEMENT DE DONNÉES CONCERNANT DES MANNEQUINS, CE QUI IMPLIQUE QUE DES DONNÉES « SENSIBLES », TELLES QUE LA COULEUR DE PEAU, DES YEUX, DES CHEVEUX OU ENCORE L’ORIGINE ETHNIQUE DES PERSONNES, SOIT TRAITÉE.
EN CONSÉQUENCE, ANAKENA GARANTIT AVOIR EFFECTUE L’ENSEMBLE DES MESURES NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION D’UN TRAITEMENT DE DONNÉES PERSONNELLES À CARACTÈRE SENSIBLE, AU REGARD DE LA LÉGISLATION EUROPÉENNE EN VIGUEUR (RGPD DU 27 AVRIL 2016) ET DES LÉGISLATIONS NATIONALES APPLICABLES À SON ACTIVITÉ ET AU TRAITEMENT DE DONNÉES PERSONNELLES DONT IL EST RESPONSABLE.

ANAKENA DEMANDE AINSI AUX CLIENTS ET A SES PARTENAIRES DE S’ASSURER DU RESPECT DE CES LÉGISLATIONS ET DE LA GARANTIR CONTRE TOUT RECOURS À CET ÉGARD. L’AGENCE GARANTIT CEGALEMENT CE RESPECT ET GARANTIT DEPLOYE TOUS SES EFFORTS EN OUTRE AVOIR OBTENU DE TOUTE PERSONNE PHYSIQUE OBJET DU TRAITEMENT UNE ACCEPTATION EXPRESSE ET NON-ÉQUIVOQUE À CET EFFET EN :
1. Envoyant un mail a toutes les adresses de contact de l’intégralité de ses mannequins
2. Intégrant sur son site web un lien d’accès au présent code de bonne conduite et une note d’information
3. Intégrant dans ses différents contrats en une clause relative a notre code de bonne conduite et notamment sur les conventions de collaborations et les mandats de représentations
4. RGPD
5. Envoyant un mail a toutes les adresses de contact de l’intégralité de ses mannequins sur leurs droits et la possibilité d’accès au code de bonne conduite
6. Intégrant sur son site web un lien d’accès au présent code de bonne conduite et une note d’information
7. Intégrant dans ses différents contrats en une clause relative à notre code de bonne conduite et notamment sur les conventions de collaborations et les mandats de représentations
8. Avoir pris un ensemble non exhaustif de mesures nécessaires en pareille manière afin d’assurer la sécurité physique et l’intégrité de son réseau informatique (administrateur réseau externe, firewall anti-virus etc.)
9. Avoir sécurisé autant que faire se peut le site internet de l’Agence en adoptant notamment la norme « https » 10. Avoir sécurisé auprès du client le traitement des données personnelles qui lui sont fournies dans le cadre de l’utilisation du Logiciel de booking en lui demandant d’adhérer expressément au présent Code de bonne conduite ;
11. S’engageant à informer les autorités compétentes en cas de violation du traitement de données personnelles par un tiers
12. Demandé à tous ses partenaires et sous-traitants de respecter les termes du Règlement RGPD
13. Fait modifier tous les contrats prestataires informatiques afin de vérifier leur conformité aux règles RGPD
14. Etablit une note de service à tous employés pour la sécurisation des mots de passes
15. Avoir établi une fiche de registre CNIL (CNIL) PIA en cours
16. Ajouter les mentions légales sur les sites internet et une mode d’acception des cookies
17. Avoir envoyé une lettre recommandée aux différents sous-traitants leur exposant qu’en l’absence de production d’un contrat conforme au RGPD, nous les considérions comme le respectant
19. Nommé un DPO

Serveurs et sauvegarde des données/ Administration réseau

Les données personnelles sauvegardés en interne (serveur principal et serveur NAS) sont chiffrées et l’accès est protégé par un mot de passe. 

ARTICLE 1er – DÉCLARATIONS DE ANAKENA
ANAKENA garantit le respect des dispositions du Règlement Européen n°2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard
- Un traitement loyal et transparent des données personnelles ;
- Le respect des intérêts légitimes poursuivis par les employés mannequins et permanents en sa qualité de responsable de traitements ;
- La pseudonymisation des données à caractère personnel ;
- La notification aux autorités de contrôle des violations des données à caractère personnel traitées et la communication de ces violations aux tiers impliqués aux fins qu’il les communique aux personnes concernées ;
- Le respect des directives en matière de transfert international de données personnelles ;
- Le respect de la confidentialité afférente au traitement de données personnelles.

ARTICLE 2 – DESCRIPTION DU TRAITEMENT DES DONNEES
ANAKENA est autorisé à traiter pour le compte des mannequins et des permanents les données à caractère personnel, afin d’assurer le service suivant : fourniture d’un Logiciel permettant le traitement de données à caractère personnel et de données personnelles sensibles.
La nature des opérations réalisées sur les données est un traitement permettant, dans le cadre de l'activité d'agence de mannequins, de communiquer certaines données personnelles comédiens, artistes, photographes, coiffeurs/maquilleurs, directeurs de castings, d’influenceurs, de gérer les fichiers et photos, les fiches d’agences de clients, et de contacts, les plannings, le booking, etc.
La ou les finalité(s) du traitement sont le listing des données nécessaires à la gestion par des agences du portefeuille client et des contacts.
Les données à caractère personnel traitées sont des noms, prénoms, photographies, adresses emails et physiques, rendez-vous, données sensibles de type couleur des yeux, des cheveux, origine ethnique, nationale ainsi que les coordonnées bancaires, N° de passeport, Carte d’identité, Sécurité sociale, Visas, Titres de séjours.
Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition du sous-traitant les informations nécessaires suivantes : noms, prénoms, photographies, adresses emails et physiques, rendez-vous, données sensibles de type couleur des yeux, des cheveux, origine ethnique, nationale ainsi que les données bancaires.

ARTICLE 3 – ANAKENA TRAITEMENT DES DONNEES
ANAKENA s'engage à :
1. Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de sa mission
2. Traiter les données conformément aux instructions fournies par le Client. Si ANAKENA considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des États membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Client. En outre, si ANAKENA est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel il est soumis, il doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.
3. Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent CoC.
4. Veiller à ce que le personnel travaillant pour ANAKENA autorisé à traiter les données à caractère s’engage à respecter la confidentialité relative aux données personnelles traitées. ANAKENA garantit que ce personnel a reçu la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
5. Prendre en compte pour les logiciels utilisés des principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
6. En cas de sous-traitance par ANAKENA concernant le traitement de données personnelles dont est responsable le Client
ANAKENA peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, ANAKENA informe préalablement et par écrit le prestataire de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le Client dispose d’un délai minium de 10 (dix) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Client n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu. La liste des sous-traitants est la suivante :
Mediaslide

Wix

Logiciel de comptabilité

​

Tout sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent CoC et plus généralement des CG dans leur totalité, pour le compte et selon les instructions de l’agence. Il appartient à ANAKENA de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du Règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, ANAKENA demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

7. Droit d’information des personnes concernées
ANAKENA, responsable de traitement, fournit l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données et recueille leur approbation par plusieurs moyens (signature des fiches de renseignements , des contrats de travails, des conventions de collaboration , de mandats).
Notre politique RGPD est aussi rappelé :
- Dans la charte informatique
- Dans nos conditions générales de vente et de travail
- Dans notre code de bonne conduite accessible via nos sites internet
8. Exercice des droits des personnes
ANAKENA s’engage lorsqu’elle est reposable du traitement de données personnelles responsable du traitement, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, ANAKENA :
1. N’utilise pas de mécanismes pratiquant une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
2. N’utilise de cookies pour ses sites internet qu’à des fins de statistiques internes
3. Ne revend en aucune manière ses liste de clients, de fournisseurs et encore moins de données personnelles de ses différentes catégories de personnels.
Lorsque les personnes concernées exercent auprès de ANAKENA des demandes d’exercice de leurs droits, ANAKENA s’engage dès réception du courrier électronique à l’adresse renseignée au moment de la collecte des données des présentes CG et du présent CoC, savoir contact@anakenaproductions.fr
9. Notification des violations de données à caractère personnel
ANAKENA notifie à la CNIL comme à toute personne physique ou morale, toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 (quarante-huit) heures après en avoir pris connaissance, par courrier électronique au ci-dessus mentionné, à l’adresse renseignée au moment de la souscription des présentes CG et du présent CoC et/ou par tout moyen approprié
Cette notification est accompagnée de toute documentation utile en toute transparence sur la nature et l’entendue des données concernées afin de permettre aux concernés, de faire valoir ses droits, de protéger ses intérêts, d’assurer la sécurité, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
10. Mesures de sécurité
ANAKENA s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
• le chiffrement des données à caractère personnel ;
• Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
• Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
• Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

ANAKENA s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité prévues par le présent CoC.
11. Sort des données
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, ANAKENA s’engage à, au choix du Client :
• détruire toutes les données à caractère personnel ou
• à renvoyer toutes les données à caractère personnel à la personne demanderesse
Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information. Une fois détruites, ANAKENA devra justifier par écrit de la destruction.
12. Responsable du traitement
ANAKENA communiquera à toute personne concernée le nom du responsable de traitement un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données, informations également mentionnées dans tous les documents utiles suscités. Ce DPO est Hélène Perrymond.

13 Registre des catégories d’activités de traitement
ANAKENA déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du de ses mandants, clients ou employés, responsable de traitement, comprenant :
• le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
• les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement ;
• le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées ;
• dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
* le chiffrement des données à caractère personnel
* des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
* des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
* une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
14. Documentation
ANAKENA met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté..
.
ARTICLE 4 – OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Le Client, responsable de traitement, s’engage à :
1. Fournir à ANAKENA les données visées à l’Article 2 du présent CoC ;
2. Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par ANAKENA ;
3. Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect de ses obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données ;.
4. Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de ANAKENA.
5. Le Client est informé et accepte expressément qu’il est, en qualité de responsable du traitement, tenu à un certain nombre d’obligations, notamment eu égard à l’exigence de protection des données dites « sensibles ». À cet égard, le Client s’engage à mettre en place un Délégué à la Protection des Données (DPD) en charge du contrôle du respect de la réglementation des données personnelles par le traitement mis en œuvre.

Cession des données à caractère personnel.

Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.
Cependant, vous êtes informés que nous nous réservons la possibilité de communiquer à des tiers vos données entièrement anonymisées et sous forme agrégée, c’est-à-dire dans une forme ne permettant pas de vous identifier, de quelque manière que ce soit aux seules fins des présentes et dans la limite de celles -ci.

Durée de conservation des données à caractère personnel

Concernant les données relatives à la gestion et au suivi des relations avec les utilisateurs de nos services :
Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation avec vous.
Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.
Nous conservons vos données pendant un délai maximum de trois (3) ans à compter de la cessation de nos relations commerciales ou contractuelles Au terme de ce délai de trois (3) ans, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des informations sur nos services.

Destinataires des données collectées et traitées

Le personnel de notre société, les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) et nos sous-traitants auront accès à vos données à caractère personnel.
Nous ne sommes responsables que de notre utilisation de vos données à caractère personnel, à l’exclusion de toutes autres utilisations effectuées par les clients ou sous-traitants.
Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

Concernant les statistiques de mesure d’audience :

Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de treize (13) mois.

Sécurité

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.


Politique relative aux cookies

L’agence utilise des cookies dans la seule fin de statiques au moyen d’outils tels que Google Stats.
La mention en est faite sur les sites Internet de la manière suivante :
" En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de Cookies aux seules fins de réaliser des statistiques de visites" avec les boutons oui/non ".
Concernant les statistiques de mesure d’audience :
Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de treize (13) mois.
L’agence utilise des cookies dans la seule fin de statiques au moyen d’outils tels que Google Stats comme indiquée dans la clause d’acceptation.
Le respect de votre vie privée est notre priorité
Nous exploitons la technologie des cookies, et traitons vos données à caractère personnel, telles que les adresses IP et les identifiants de cookies afin de mesurer la pertinence des contenus et recueillir des informations sur les publics qui les ont visionnés. En cliquant sur j’accepte vous consentez à l’utilisation de cette technologie et au traitement de vos données à caractère personnel en vue de ces objectifs. Vous pouvez changer d’avis et modifier votre consentement à tout moment en revenant sur ce site.

Responsable du traitement de données

L’Agence est responsable de l’observation de la directive 95/46/CE relative à la protection des données à caractère personnel. Les autres entreprises partenaires, se chargent uniquement du traitement des données, conformément à la présente Déclaration de confidentialité. En cas de communication de données personnelles par une autre entreprise qui en assure le traitement, cette entreprise est également considérée comme organisme de traitement. L’Exploitant étant désigné dans ce document comme Responsable, cette responsabilité incombe également à chaque entreprise ou association partenaires.